Upravljanje časa (Time management) – DEMO

KLJUČNE TOČKE

• Naučite se, kako si učinkovito organizirati vaš koledar in vaš vsakdan.
• Razumevanje, koliko vam je vaš čas vreden in kako lahko pridobite več časa.

Čas je brez dvoma najbolj dragocen resurs, ki ga imate v vašem poslu. Je dejavnik, ki določa, kaj lahko vi kot posameznik, z vašimi spretnostmi, naredite v enem dnevu. Kako vi kot posameznik cenite in izkoristite čas bo veliko prispevalo k uspešnosti vašega podjetja oz. posla. Slaba organizacija časa bo povečala stres, znižala produktivnost in tako posledično vplivala na kvaliteto ponujene storitve.

V svetu osebnih treningov prepogosto vidimo trenerje, ki imajo termine dela razpršene čez cel dan, v neenakomernih in nestrukturiranih vzorcih. Sedem ur treningov, ki so razporejeni v 15 urni časovni okvir.

Trenerji, še posebej tisti na začetku kariere, so večinoma odprti za ure, ki jih zahtevajo stranke, namesto za ure, ki jih imajo na voljo za treninge, kar pa dolgoročno škodi njihovemu poslu.

‘Da zaslužiš denar, ga moraš tudi porabiti.’

Čas in denar sta pogosto izmenljiva in ko se bo vaš zaslužek začel povečevati, bo to postalo zelo očitno. Dobra naloga je, da odkrijete, kolikšno finančno vrednost ima vaš čas za vas.

V idealnem primeru bi se to izračunalo glede na neto prihodek, kajti ko upoštevate izdatke, je lažje ugotoviti, kolikšen je vaš dobiček/koliko denarja vam ostane.

Bruto dohodek vključuje vse prihodke, ki jih vaše podjetje zasluži na leto. Neto prihodek je dobiček, ki ga dobite, ko odštejete poslovne stroške in dovoljene odbitke/ davčne olajšave.

Vzemite neto prihodek meseca ali leta in ga delite s številom vseh oddelanih ur.

V nekaterih primerih to ne bo pokrilo vašega celotnega delovnega časa. Veliko časa, še posebej na začetku kariere, boste delali za svoj posel brez neposrednega zaslužka.

Koliko je vaš čas vreden?

36,520 € (neto prihodek) / 1248 ur dela = 29,26 € na uro.

Od vaše trenutne situacije bo odvisno, kako boste na ta znesek gledali in kako boste investirali, da pridobite več časa. Če večino časa preživite doma na kavču in gledate v zrak, očitno ”imate čas”. Če veliko časa porabite za vsakdanje stvari, ki izničijo ali tratijo vaše spretnosti, boste to morali rešiti.

Če ste lahkomiselni oziroma neresni glede vašega časa in se vam vaše delo zdi nekaj, čemur bi se raje izognili, je velika verjetnost, da trošite vaš čas zato, ker vašega dela preprosto ne marate. Morda je potrebna sprememba?

Glede na to, da berete to lekcijo, predvidevamo, da imate radi kar počnete, zato vam svetujemo da nadaljujete, saj bo potrebno vložiti še nekaj časa.

Upoštevajte naslednje:

• Nekdo je delil vašo objavo iz leta 2010. Veliko teh, ki bodo to objavo videli, je pomembnih, saj imajo skupne interese z osebo, ki je to objavila.
• Eden od prijateljev, ki je to objavo prebral, je ob branju tako užival, da vam je začel slediti na socialnih omrežjih. Objava ga je pritegnila, zanj je bila pomembna, kontekstualna in ustrezna.
• Sčasoma so delili veliko vaših objav, saj so za njih bile pomembne in ustrezne. (Ljudje se povezujemo z ljudmi, ki imajo podobne interese – to si dobro zapomnite). Njihova medsebojna interakcija je vaše občinstvo povečala za 200 ljudi v zadnjih petih letih (to je zelo nizka ocena). Če bi želeli v letu 2016 pridobiti še 200 novih ljudi, bi z veseljem plačali 5-6 € na osebo (cena na nakup, vredna 1200 € letno).
• V tem času so vam začeli tako zaupati, da tedensko vložijo čas v prebiranje vaših objav. – V letu 2013 so ob obisku območja, kjer delate, investirali v posvet z vami. Za svetovanje so plačali 55 €. Kasneje so o svoji dobri izkušnji povedali še petim bližjim prijateljem, od katerih so dva napotili k vam na posvet in vsak izmed njiju je plačal 55 € (165 €). Vsak izmed teh dveh je povedal še petim prijateljem, kako odlična je bila vaša storitev (Kvaliteta storitve in ponudbe igrata pomembno vlogo).
• V letu 2014 so investirali v nakup vaše e-knjige, ki je bila pomembna za njih in za uresničitev njihovih ciljev. Spletna knjiga ima ceno 14,99 €. Poleg tega, da so knjigo kupili, so o njej povedali tudi prijateljem (Kvaliteta produkta). Posledično ste prodali šest dodatnih knjig (104,93 €).
• V letu 2015 so prišli na vaš seminar še z dvema prijateljema, ki so ju seznanili z vašim delom. (300 €).

Vse to se je zgodilo zaradi ene brezplačne objave, ki ste jo leta 2010 objavili na vašem socialnem omrežju.

Vaš posel je dobil dodatnih 1769,93 € v zadnjih petih letih zaradi ENE osebe, ker ji je bila vaša objava všeč, se je nanašala na njihove potrebe in jim je posledično pomagala. To vam je vzelo mogoče dodatno uro časa in v teh petih letih bi lahko isto objavo uporabili večkrat v različnih oblikah. Z vsako objavo bi se tako približali več ljudem in vaše občinstvo bi se povečalo.

Če na tak način v petih letih pritegnete 100 oseb, ste pridobili 35398 € dodatnega dobička na leto. Razumete kam ciljamo?

POMAGAJTE LJUDEM IN SE POVEŽITE Z NJIMI

Čas postaja dragocen in omejen vir. Hkrati, ko se vaš posel razvija, vaš čas postaja vse bolj dragocen. Postaja dragocena dobrina za vas in vaše občinstvo. Če je povpraševanje po vaših storitvah večje od ponudbe, se vrednost dobrine poveča. To so osnove vsakega poslovanja.

Avto, ki ima ceno 1 milijon € je bil na avtomobilski razstavi v Ženevi prodan za 1,7 milijona € še preden je prišel v redno prodajo. Gre za omejeno blago, pri katerem je povpraševanje večje kot ponudba. Podobno kot vaš čas, ki je omejen. Ko enkrat dosežete točko, ko povpraševanje odtehta ponudbo, cena vašega časa naraste.

Če je vaš čas vreden 29,96 € na uro, koliko ste pripravljeni plačati, da ta čas dobite nazaj? Kolikšno vrednost ima to za vas na dolgi rok?

Naučite se delegirati in predajati delo. Vem, da vam je vaš posel dragocen in da verjetno menite, da nihče ne bo tega dela opravil tako dobro kot vi. Najemite ljudi, ki jim zaupate in jih določite, da poskrbijo za manj pomembne naloge, ki vam privarčujejo čas.

Razumeti morate, kje je vaš čas najbolj dragocen. Kaj so naloge, ki jih lahko opravite le vi? Le te morajo biti razvrščene glede na nujnost in pomen – postavljanje prioritet. Uporabite podoben sistem pri organiziranju e-pošte in si posebej označite tista sporočila, ki zahtevajo vašo takojšnjo pozornost. Ostala sporočila različno označite po pomembnosti. Če imate za take stvari asistenta, vam to prihrani veliko časa. Lahko vam ureja e-pošto, organizira dnevne urnike, pripravlja in izdaja račune in opravlja številne druge naloge. Osebni ali virtualni asistent vas lahko stane od 10 do 15 € na uro, odvisno od lokacije, kjer se nahajate, in njegovih sposobnosti. Vi investirate 10-15 €, oni pa vam dajo možnost, da to investicijo podvojite. To pomeni 100 % vračilo investicije (ROI).

Čistilka za vašo hišo ali stanovanje bi vas stala približno enako. Ali lahko dve uri delate za vaš posel, medtem ko ona čisti za 20 €? Ali sta ti dve uri za vas vredni 20 €?

Bi lahko v teh dveh urah promovirali seminar ali pridobili 10 potencialnih strank? Še enkrat, koliko vam je ta čas vreden?

Če dnevno za taksi porabite 7 € (poslovni strošek, ki ga zavedete, ko gre za letno bilanco), vam to lahko prihrani 25 minut hoje, saj vam povprečno vzame 7 minut. V teh sedmih minutah lahko delate stvari, ki jih med hojo ne morete in tako dnevno pridobite 18 minut dela. Je 18–25 minut vašega časa vrednih 7 €?

Obstaja veliko ljudi, ki so specializirani v različnih stvareh in vam lahko prihranijo čas, ki bi ga sicer porabili za delo, ki bi ga sami opravili manj učinkovito.

UPORABITE JIH!

Kot referenca, 15 € na računu z visokimi obrestmi vam v teku leta prinese manj kot 1 €.

Razumevanje vrednosti naložb je dobra stvar, kadar se poglabljate v posel. Če razumete, kaj s temi investicijami delate, toliko bolje.

Organizacija dnevnega urnika

Najdite dobro aplikacijo za organizacijo vašega urnika, ki jo lahko uporabljate na vašem mobilniku ali računalniku. Prepričajte se, da lahko do nje dostopate kjerkoli. To vam lahko včasih prihrani veliko nezadovoljstva.

Uporaba nečesa, kot je Google Mail, vam omogoča sinhronizacijo koledarjev, dodajanje več koledarjev in nalog. Če sinhronizirate e-poštne naslove, vam omogoča pošiljanje z več naslovov. Prav tako vam omogoča dostop do Googlovih obrazcev, razpredelnic in analitičnih orodij.

Vsaka sprememba, ki jo boste naredili v vašem poslu, vam bo vzela čas za učenje, vendar se ne bojte sprememb (tudi nadgradnje mobilnega telefona ne). Tisti bolj staromodni, s papirnatimi dnevniki, verjemite mi, da je sprememba potrebna.

Načrtujte svoj čas

Imejte plan, kaj nameravate delati v delovnem dnevu. Razdelite svoj čas v delo s strankami in čas, ki ga imate med individualnimi treningi in zmanjšajte ta ”mrtvi čas” med strankami. Zapomnite si, da vas stranka potrebuje bolj kot vi njo. Vi in vaše znanje ste sredstvo, ki ga stranke potrebujejo za dosego lastnih ciljev. Ko so vaše spretnosti prepoznane in cenjene, vaš čas postane dragocen.

Lahko se zgodi, da na začetku vaše kariere vzpostavite sistem, ki ga kasneje preprosto pozabite spremeniti. Strankam omogočite, da še naprej izbirajo poljuben čas terminov, namesto, da jim vi poveste, kdaj ste na voljo.

Kdaj ste nazadnje šli k zdravniku, zobozdravniku, mehaniku in ste sami izbirali čas, ko naj bi storitev opravili?

Ste kdaj vprašali vaše stranke, če bi lahko premaknili termin? Če je vaš razpored strank raztresen, jih vprašajte, če bi jim morda ustrezal drug termin. Razložite, da ste zaposleni in želite vaš čas bolje izkoristiti. Večina jih bo to cenila in se bodo potrudili, da vam ustrežejo.

Vprašajte obstoječe stranke, če lahko njihove termine premaknete tako, da ustrezajo vašim časovnim okvirjem. Razdelite vaš čas, ki je namenjen treningom, v sklope. Čas določite tako, da bo vaša kvaliteta storitve ostala nespremenjena. Redko kdo zmore delati 5 treningov zapored, brez premora. Mogoče 3 urni bloki s 15 minutnim premorom za pregled e-pošte, socialnih omrežij in za prigrizek, bi bili optimalni. NE MISLITE, da je sprejemljivo, če te stvari počnete v času, ko ste s stranko, ker ni. Predstavljate si, da vas natakar postreže, medtem ko v roki drži telefon in pregleduje Instagram. Je to sprejemljivo?

Ponavljam, takoj ko vaša delovna ura preseže vašo sposobnost vzdrževanja ravni storitve, je vaš posel v tveganju.

Razumite, kje in kdaj je vaš čas najbolj dragocen.

Bodite učinkoviti

Odstranite distrakcije tekom dneva. V času, ko morate opraviti določene stvari, se izogibajte socialnim omrežjem in izklopite naprave. To so malenkosti, ki vam preusmerjajo pozornost in odvračajo vaše misli od pomembnih zadev. Med treningom s stranko izklopite tudi pametne ure, ki vam posredujejo klice in sporočila.

Poiščite najučinkovitejši način komuniciranja z ljudmi. Če pišete počasi, pošljite glasovna sporočila. Načrtujte sestanke z ljudmi iz vašega posla. Če imate namen klicati stranke oziroma jih kakorkoli kontaktirati, določite čas, ki bo posvečen samo temu. Enako lahko storite za pregled e-pošte. Porabite uro ali dve dnevno, kjer se ukvarjate samo z e-pošto. Enako storite s socialnimi omrežji.

Osredotočite se na pomembne stvari

Kot poslovnež ali poslovna ženska, bo vaš um predvidoma zaposlen z vedno novimi idejami in načini, kako lahko širite posel. Osredotočite se le na eno stvar hkrati. Načrtujte, dokončajte in izvršite svoje naloge. Ne lotevajte se več različnih stvari, saj boste končali z več nedokončanimi projekti. Zapišite vaše zamisli na telefon, tablico, računalnik, tablo, v beležko in jih redno preglejujte, da vidite, katere so najbolj pomembne za vaš posel. Kateri projekti bodo kratkotrajni in kateri dolgotrajni?

Razvrstite vaše ideje in jih nato izvršite.